Выездная налоговая проверка

Контролируем ход выездной налоговой проверки

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье:

  • Как выиграть время на представление запрашиваемых документов

  • Почему для инспекторов лучше выделить пустую переговорную комнату

  • Как учет выдаваемых документов помогает понять, что ищут налоговики

  • Каковы самые распространенные ошибки компаний при проверках

Выездная налоговая проверка всегда вызывает негативные эмоции – от настороженности до панического страха. Причина этого, на мой взгляд, вот в чем: многие не знают, как вести себя во время проверки, чтобы не навредить компании. Давайте устраним эти страхи, разобравшись, что нужно знать Генеральному Директору о проверке и как себя вести в ходе ее.

Подготовьте специальное помещение для инспекторов

Выездная налоговая проверка не всегда проводится на территории налогоплательщика (при определенных условиях инспекторы могут работать и по месту нахождения налогового органа). А вот знакомиться с подлинниками документов контролеры могут только находясь в Вашей компании.

Подготовьте для инспекторов отдельное помещение, например переговорную комнату, чтобы исключить их общение с рядовыми сотрудниками и ограничить доступ к подлинникам. Ведь если проверяющий расположится непосредственно в бухгалтерии, сможете ли Вы отказать ему, когда он попросит конкретную папку с полки? Конечно, нет.

Во избежание разногласий с контролерами Вам, узнав о выездной проверке, нужно сразу же направить в инспекцию письмо, сообщив в нем о месте ее проведения. Если проверка будет проходить у Вас в офисе, укажите также в своем письме, что Вам требуется время для подготовки соответствующего санитарно-техническим нормам помещения, где инспекторы смогут ознакомиться с подлинниками документов.

Соблюдайте сроки представления документов

Временем начала выездной проверки считается дата, когда налоговый орган вынес соответствующее решение. Затем сотрудник инспекции должен ознакомить с ним под расписку Генерального Директора или представителя компании, действующего по доверенности. Чаще всего одновременно с этим решением налоговики также вручают требование о представлении копий документов.

При этом закон не предусматривает дополнительных сроков для подготовки подлинников документов. А значит, налоговики вправе запросить у Вас подлинники уже в первый день. К счастью, они поступают так не всегда. Дело в том, что по закону у Вас есть 10 дней на подготовку копий запрашиваемых документов (представление копий – обязанность налогоплательщика). Вот почему инспекторы зачастую приезжают в офис компании именно по истечении 10-дневного срока: к этому моменту все должно быть готово.

Если не успеваете подготовить документы, уведомьте налоговиков письменно

Бывает, налоговые органы при проведении проверки устраивают провокации (оставаясь в рамках налогового законодательства). Например, сроки и порядок запроса документов инспекторы соблюдают, но требование составляют таким образом, что его практически невозможно исполнить; другой вариант – они запрашивают такое количество документов, которое нереально собрать в установленные сроки (см. также: Провокации налоговиков в ходе проверки). Целей две: оказать психологическое давление и выписать штраф.

В этой связи хочу напомнить, что Налоговый кодекс содержит такую норму: если Вы оценили требование проверяющих и поняли, что документы в срок представить не удастся, то в течение дня, который следует за днем получения требования, Вам нужно в свободной форме написать соответствующее заявление в инспекцию, обосновав причины несоблюдения сроков. ИФНС может продлить время представления документов, а может и не продлить. В любом случае, если Вам придется оспаривать в суде штраф за задержку представления документов, письмо лишним не будет.

И еще один совет. Если Вы не успеваете подготовить копии документов, направьте в налоговый орган их подлинники. Штраф предусмотрен за непредставление документа, а не за непредставление копий. Однако в таком случае нужно составить подробную опись документов, чтобы впоследствии, по окончании проверки, вернуть подлинники в компанию.

Провокации налоговиков в ходе проверки

Пример 1. Однажды налоговики запросили конкретные счета-фактуры на авансы; всего в требовании было 976 страниц, на каждой из которых помещалась таблица, содержащая 63 строки и четыре столбца. При этом счета-фактуры в таблицах следовали в случайном порядке, без какой-либо системы. Расчет прост: 4 × 63 × 976 = 245 952 документа. Максимальный штраф за непредставление (из расчета 200 руб. за документ) составил бы в таком случае 245 952 × 200 = 49 190 400 руб. Сотрудники, однако, не растерялись – они отсканировали все листы требования, перевели данные с помощью программистов в формат Excel и отсортировали по номерам и датам, чем облегчили бухгалтерии подбор документов. Конечно, достаточным количеством оргтехники компания не располагала, поэтому копирование и печать заказывались в специализированных организациях.

Пример 2. Контролеры истребовали все первичные документы, которые подтверждали полученный убыток, заявленный в налоговых декларациях. Фактически запрашивались документы за 10 лет работы. Дело осложнялось тем, что компания была создана путем реорганизации региональных фирм, а потому первичные документы хранились в филиалах. Пришлось собрать всю первичку и на автомобилях и самолетах вывезти ее из регионов в Москву. В итоге предприятие получило-таки справку об окончании выездной налоговой проверки и теперь ждет акта.

Проинструктируйте сотрудников, как нужно вести себя во время проверки

Главное, что требуется от сотрудников во время проверки, – не навредить. Пусть избегают бесед с налоговиками и выполняют указания главбуха.

Нельзя допустить, чтобы документы инспекторам представляли все сотрудники бухгалтерии, маркетинга, юридического отдела. В этом случае процесс проверки выйдет у Вас из-под контроля. Поручите взаимодействие с проверяющими только одному работнику, который обладает нужными опытом и навыками (чаще всего это главбух). Кроме этого, издайте распоряжение для всех топ-менеджеров компании: по первому требованию главбуха и без лишних согласований представлять документы, которые он запрашивает. Особенно это важно внушить сотрудникам филиалов. Такое распоряжение очень поможет избежать проволочек, а значит – лишних штрафов.

Убедитесь, что в архиве есть все подлинники, а в подлинниках – все подписи

Нередко случается, что сотрудники приносят в бухгалтерию копии документов, а подлинники обещают представить позже. Бухгалтерия, нарушая закон «О бухгалтерском учете», ведет учет хозяйственной операции без подлинника. Проходит время, сотрудники меняются, а оригиналы документов так в бухгалтерию и не попадают. Подобные проблемы выявляет почти каждая проверка, а потому хочу дать простой совет: следите за наличием подлинников в бухгалтерии, а также за тем, чтобы в оригиналах документов все реквизиты и подписи стояли на месте. Как показывает практика, отсутствие подписей должностных лиц – тоже довольно частая проблема. А если, например, на момент налоговой проверки человек уже не работает в компании, то быстро заверить подлинник будет очень проблематично.

Отдавая документы, удалите с них лишние пометки

Очень часто бухгалтеры при работе с документами делают прямо в подлинниках пометки карандашом, а также оставляют закладки. Некоторые пометки могут привести проверяющих к выводу, что компания не проявляла должной осмотрительности при совершении сделки, – иными словами, послужить основаниями для претензий.

Фиксируйте в реестрах, какие документы Вы передаете проверяющим

Желательно, чтобы представление всех документов – и подлинников, и копий – отмечалось в реестрах, составляемых в двух экземплярах, и обязательно заверялось подписями принимающего и сдающего. В присутствии контролеров отдайте соответствующее распоряжение главному бухгалтеру. Это позволит не только выиграть время, но и понять, что именно интересует налоговиков: займы, привлечение агентов, сдача в аренду… Как правило, инспекторы не просят принести сразу все документы, а называют сначала лишь те, которые хотят увидеть в первую очередь. Например, все договоры лизинга, или все договоры займов, или все договоры с конкретным контрагентом. Поэтому не исключено, что Вы успеете просмотреть первичные документы, акты, истребовать у контрагента те или иные отсутствующие документы, проставить недостающие подписи, печати и т. д. Одним словом – укрепить свои позиции. И еще один совет: ведите архивы документов по годам, а не по контрагентам. Казалось бы, нет ничего проще, чем обеспечить сохранность документов: подшил в папку – и проблема решена. Однако помните: налоговая проверка проводится за конкретные периоды, и, если у Вас принято группировать договоры по контрагентам, а не по годам, поиск потребует дополнительного времени и сотрудников придется отвлекать от выполнения текущих обязанностей. Проверьте свои архивы – если произвольно выбранный документ найти сложно, измените порядок хранения.

Группируйте документы в архивах по годам, а не по контрагентам

Казалось бы, нет ничего проще, чем обеспечить сохранность документов: подшил в папку – и проблема решена. Однако помните: налоговая проверка проводится за конкретные периоды, и, если у Вас принято группировать договоры по контрагентам, а не по годам, поиск потребует дополнительного времени и сотрудников придется отвлекать от выполнения текущих обязанностей. Проверьте свои архивы – если произвольно выбранный документ найти сложно, измените порядок хранения.

Дача пояснений

Генеральному Директору совершенно не обязательно лично давать какие-либо пояснения проверяющим – лучше ограничиться ознакомительной беседой. Тем более что и сами сотрудники налогового органа не всегда стремятся вести диалог с главой компании – обычно они общаются с главным бухгалтером. Представлять пояснения контролерам от Вас потребуется лишь в одном случае – если Вам вручили уведомление о вызове в качестве свидетеля. К опросу надо тщательно готовиться.

Во-первых, обратите внимание, на основании каких норм закона Вас вызывают (в уведомлении должны присутствовать соответствующие ссылки). Если документ ссылается на статью 90 или на подпункт 12 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса, значит, нужно идти лично. Если статья 90 не упоминается и указан другой подпункт статьи 31 (например, 4-й) – вместо Вас на опрос может отправиться представитель компании.

Во-вторых, заранее изучите процедуру проведения опроса. Если он будет проходить с нарушениями, не подписывайте протокол – и он не сможет фигурировать в суде как доказательство.

В-третьих, задаваемые вопросы должны касаться лишь Ваших должностных обязанностей как главы предприятия. Вопросы, которые не затрагивают Вашу зону ответственности, у Вас есть полное право игнорировать. Правда, в некоторых случаях все-таки бывает лучше ответить – иначе налоговики вызовут в качестве свидетелей других сотрудников компании. А общение инспекторов с работниками, не забывайте, желательно минимизировать.

В-четвертых, помните, что в Конституции РФ есть статья 51: «Никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников». Максимум, что могут налоговики, – это признать Ваш отказ отвечать на вопросы необоснованным. Штраф для свидетеля в таком случае составит 3000 руб. (ст. 128 НК РФ).

В-пятых, согласно статье 48 Конституции РФ каждому гарантируется право на получение квалифицированной юридической помощи. Поэтому на опрос Вы можете прийти с адвокатом, который будет следить за правомерностью действий налоговиков.

И последнее: настройтесь на то, чтобы быть предельно внимательным. Ваши слова могут быть так запротоколированы, что их смысл станет совершенно иным.

Обдумывайте ответы, внимательно читайте протокол и не стесняйтесь заявить, что с Ваших слов записано неверно и смысл искажен. Также не подписывайте незаполненные или не прочитанные Вами документы.

Что делать, если инспекторы сообщают «цену» проверки

Ни для кого не секрет, что перед налоговиками, ведущими контрольные мероприятия, ставят планы доначислений. Бывает, инспекторы открытым текстом заявляют: если фирма перечислит в бюджет определенную сумму, проверка будет выполнена формально. Я, однако, уверена: если у компании нет нарушений, выявление которых в ходе проверки может привести к банкротству, не нужно ничего обещать контролерам. Пусть проверяют. Всегда есть шанс отстоять свою правоту, пусть и в суде, – было бы желание.

Если же Вы готовы пойти навстречу налоговикам и сообщить о своих ошибках, мой совет – торгуйтесь. Убеждайте, что даже при тщательной проверке ошибок, которые могут повлечь такой штраф, не обнаружится. Активный торг позволяет уменьшить сумму отчислений компании в полтора-два раза. Помните: безоговорочно принимая условия контролеров, позволяя им диктовать свои правила, Вы превращаетесь в дойную корову, так что при следующей проверке сумма, которую у Вас потребуют, окажется куда солиднее. К сожалению, большинство предпринимателей соглашаются идти на поводу у налоговиков и уплачивать названные ими суммы – лишь бы не мешали работать.

За уведомлением о проверке отправьте в налоговую службу главного бухгалтера. Как правило, все начинается так: налоговик звонит главбуху, сообщает о проверке и приглашает представителя компании приехать в инспекцию, чтобы получить соответствующее решение и требование о представлении документов. Если Вы приедете к проверяющим сами, они могут «неожиданно» задать вопросы, отвечать на которые Вы окажетесь не готовы. Если же отправите курьера – рискуете упустить какую-то информацию (относительно сроков или важных для Вас вопросов), которую инспектор, не исключено, устно сообщит при передаче документов. Поэтому оптимальный вариант – отправить за бумагами главбуха.

Не предоставляйте лишней информации. Примеров такого необдуманного поведения много. Скажем, инспекторы запрашивают какой-либо договор, а фирма передает не только этот документ, но и все приложения к нему, дополнительные соглашения и сопутствующую переписку, которая содержит конфиденциальную информацию. И ознакомившись с этой информацией, контролеры выдвигают претензии. А вот другой пример: вместе с текстом контракта, который сам по себе вполне бы устроил налоговиков, компания представляет также два первых листа, где в качестве предмета договора указаны разные услуги (причем одни вполне можно включить в расходы при исчислении налога на прибыль, а другие – нет).

Бывает, что проверяющие просят предоставить им доступ к бухгалтерской программе. Лучше, если главный бухгалтер ответит им так: «Генеральный Директор распорядился открыть доступ, но, по словам системного администратора, в таком случае не удастся заблокировать опцию изменения текущих данных. По этой причине выборочное копирование большого объема информации может быть чревато техническими сбоями и искажением сведений, представленных в электронном виде. Однако все регистры бухгалтерского учета мы, конечно же, предоставим в печатном виде».

Избегайте также передачи налоговикам бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций контрагентов, даже если у Вас есть эти документы. Логично, если Вы до заключения договора получили от партнера выписку из ЕГРЮЛа, свидетельства о госрегистрации и о постановке на налоговый учет, копии устава и решения о назначении руководителя. Однако наличие у Вас бухгалтерской отчетности контрагента и его налоговых деклараций вызывает подозрения.

Выступая в качестве свидетеля, тщательно продумывайте свои ответы.Чаще всего налоговиков интересует информация о контрагентах компании. Инспекторы выясняют, как Вы нашли партнеров, знакомы ли с руководителями этих компаний, как подписывались и доставлялись договоры, счета-фактуры и накладные, каким образом передавался товар. Тщательно продумайте то, что Вы ответите, и помните: Генеральному Директору фирмы-контрагента тоже могут, вызвав в инспекцию, задать те же самые вопросы.

Показания, которые даете Вы или Ваши сотрудники, должны интерпретироваться однозначно. В моей практике был случай, когда финансовый директор заявил: в его обязанности входит только подписание документов с поставщиками. Имелось в виду, что топ-менеджер не участвует в приемке товара (это обязанность кладовщика). Но показания были истолкованы иначе, и на их основе налоговики выдвинули обвинение в построении схемы недобросовестной оптимизации.

Если налоговики привлекают полицейских, проверьте, заявлены ли последние в числе проверяющих. Налоговики имеют право привлекать сотрудников органов внутренних дел к участию в выездной проверке. Такого шага с их стороны стоит ждать в случае, если по результатам предпроверочных мероприятий инспекторы выявляют недобросовестных контрагентов, с которыми работала компания. У Вас есть шанс отсрочить приход полицейских, если они не упомянуты в решении о проверке как члены проверяющей группы. Для этого нужно сослаться на пункт 1 статьи 89 Налогового кодекса и пункт 6 приказа МВД РФ и ФНС от 30.06.2009 №495/ММ-7-2-347.

 С уважением,
Reunion Group (Реюнион групп)
Юридические и бухгалтерские услуги для вашего дела.
(846) 990-02-19